MANAJEMEN

MANAJEMEN MUTU

Manajemen Mutu merupakan suatu system manajemen dengan menggunakan konsep pengendalian kualitas (quality control) dan pengendalian metode statistik (statistical quality control) yang melibatkan setiap orang pada semua tingkatan dalam organisasi. Konsep Manajemen Mutu didefinisikan sebagai sistem yang berarti mengekonomiskan cara memproduksi barang-barang dan jasa untuk memuaskan para konsumen. Prinsip dasar untuk mendukung konsep manajemen mutu di Jepang adalah filosofi tentang perbaikan secara terus – menerus (continuo improvement = kaizen) didasarkan siklus Plan – do – Check – Action (PDCA) serta semangat kerjasama para karyawan.

Dalam penerapan manajemen kualitas ada 3 pilar yang harus tersedia yaitu :

I. Sistem manajemen mutu

Semua level manajemen menerapkan manajemen partisipatif yang mendelegasikan wewenang kepada kelompok-kelompok mutu dalam melakukan peningkatkan kualitas secara berkesinambungan.

II. 7 alat dan 8 langkah pemecahan masalah

Dalam manajemen kualitas digunakan 7 alat statistic untuk memudahkan membaca / mengindetifikasi masalah. Kemudian 8 langkah – langkah pemecahan masalah agar focus kepada peningkatan kualitas. 7 alat statistic dalam manajemen mutu adalah sbb :

1. Lembar pengumpul data (check sheet) adalah alat bantu untuk memudahkan pengumpulan data. Bentuk dan sisinya disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi kerja.

2. Stratifikasi adalah alat untuk menguraikan / mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok / golongan jenis yang lebih kecil atau menjadi unsur – unsur tunggal dari persoalan.

3. Diagram pareto adalah alat bantu untuk memprioritaskan hal – hal yang nampak dalam masalah kualitas.

4. Diagram sebab akibat adalah diagram yang digunakan untuk mengelola suatu persoalan. Diagram ini menggambarkan hubungan antara sebab akibat dari suatu kegiatan.

5. Histogram adalah diagram yang terdiri atas grafik belok dan menggambarkan penyebaran / distribusi frekuensi data yang ada.

6. Diagram pencar adalah diagram yang digunakan untuk melihat hubungan antara dua variable sehingga dapat diramalkan dan disimpulkan. Contoh ; kalau ada suatu faktor ternyata jelas berkorelasi dengan factor lain, maka perubahan yang terjadi pada salah satu faktor pasti akan menyebabkan perubahan juga pada faktor yang berkorelasi dengannya.

7. Bagan pengendalian (control chart) adalah grafik garis dengan pencatuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian.

Aktifitas Manajemen Mutu adalah mengindentifikasi masalah dan memecahkan masalah. Oleh karena itu penting bagi anggota untuk mengetahui berbagai teknik pemecahan masalah dan menggunakannya sebagai alat untuk memecahkan masalah. 8 langkah – langkah sederhana dan mudah dimengerti untuk pemecahan masalah :

Langkah 1 : Diagnosa dan perumusan masalah.

Langkah 2 : Kumpulan data, analisa fakta dan menentukan masalah

Langkah 3 : Mengambil alternatif

Langkah 4 : Menilai alternatif

Anggota – anggota harus mengevaluasi alternatif untuk menetapkan efektivitasnya masing – masing. Efektivitas ini merupakan upaya untuk mendapatkan dari 2 kriteria terbaik sebagai realisasi pengembangan alternatif. Alternatif dievaluasi dalam batasan bagaimana yang terbaik dalam menguraikan aspek – aspek masalah “apa yang harus dipecahkan” dan “apa yang ingin dipecahkan”.

Langkah 5 : Menyeleksi alternatif

Jika alternative terbaik tidak didasarkan pada pemilihan yang tepat , maka masalah tidak akan terpecahkan. Bila hal ini terjadi, kelompok harus mengurangi proses pengambilan keputusan dari langkah pertama.

Langkah 6 : Menetapkan program pemecahan masalah keputusan

Pertimbangan dari manajemen dan rekan sekerja juga harus diperhatikan, termasuk saran-saran dari bagian lain dalam organisasi. Setelah membuat hasil seleksi yang terbaik kelompok harus mengantisipasi masalah.

Langkah 7 : menerapkan keputusan

Apabila rencana implementasi tidak baik dari hasil keputusan tidak memecahkan masalah , segera lakukan tindakan koreksi terhadap system yang diterapkan .

III. Mentalitas dasar SDM & Pameo MM

· Pameo Manajemen Kualitas

Dalam menerapkan manajemen kualitas karyawan harus terlebih dahulu mengerti azas penerapan manajemen kualitas yang disebut pameo atau quality control.

Faktor – faktor penerapan manejemen mutu :

· Menetapkan kurikulum dengan silabus (Plan – Do – Check – Action)

· Kontrol melalui hasil proses

· Menetapkan prioritas

· Langganan yang harus dilayani

· Pengendalian dimulai dengan menentukan sasaran yang dapat diukur (kualitatif)

· Menerapkan konsep mengutamakan pelanggan

· Pembinaan karyawan oleh organisasi.

Setiap kegiatan dilakukan dengan memutar roda Plan – Do – Check – Action atau perencanaan – pelaksanaan – pemeriksaan – tindakan.

Dari berbagai alternatif sasaran, pilih salah satu dan ditetapkan melalui suatu keputusan. Hasil keputusan dilaksanakan dengan koordinasi dengan unit lain (vertical, horizontal, diagonal). Hasil pelaksanaan dengan cara membandingkannya terhadap perencanaan kemudian analisis dan dilakukan tindak lanjut. Siklus P – D – C – A mengingatkan setiap orang untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara sadar dan konsekuen.